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Société : que se passe-t-il en cas de déménagement de siège social ?

Au cours de sa durée de vie, une entreprise peut être sujette à de nombreux changements, comme celui du lieu de son siège social. Toutefois, ceci relève d’une décision mûrement réfléchie et suit une procédure spécifique. Il existe donc des formalités à remplir. Celles-ci impliquent la constitution d’un dossier en bonne et due forme. Pour se lancer dans un tel projet, il est indispensable de disposer des informations nécessaires.

Déménagement ou transfert de siège social : de quoi s’agit-il ?

Avant de définir le concept du transfert de siège, aborder la définition de siège social reste utile. D’une façon générale, le siège social d’une entreprise désigne le lieu, l’adresse, le domicile juridiquement défini pour son implantation. C’est l’endroit où s’assurent direction et fonctionnement des diverses entités de la société. Il peut être différent du lieu de production et d’exécution des activités liées au développement du business concerné.

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Divers emplacements peuvent être le siège social d’une entreprise. Il peut notamment s’agir du domicile de son représentant légal, de locaux commerciaux loués individuellement ou conjointement (co-propriété). Il est question de déménagement lorsque survient un changement du siège social initial de la société. L’une des raisons pouvant y conduire est une taille croissante de l’entreprise nécessitant des bureaux plus vastes. Dans d’autres cas, l’emplacement de départ peut devenir inapproprié pour l’exercice de différentes fonctions. Parfois, le transfert de siège social peut intervenir face à un besoin d’établir la société sur un territoire étranger. Dans ce cas de figure, les formalités sont légèrement différentes.

Si vous devez effectuer le transfert du siège social pour l’une de ces raisons, n’hésitez pas à vous rendre sur une plateforme juridique pour bénéficier d’un accompagnement dans cette démarche.

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Les préalables requis pour un transfert de siège social

Sur le plan juridique, ce procédé implique une modification de l’adresse mentionnée dans les statuts de la société. Pour ce faire, certaines actions sont à entreprendre.

La prise de décision

Pour enclencher une telle procédure, vous devez d’abord en prendre la décision. Elle relève de l’autorité des différents organes de l’entreprise. Ainsi, cette décision associée au transfert de siège social requiert la tenue d’une Assemblée Générale Extraordinaire s’il s’agit d’une SARL. Cette réunion se tient entre les différents associés de l’entreprise. Pour les sociétés ayant ce statut juridique, la convocation des actionnaires se fait par lettre recommandée. Cela peut également se faire directement en main propre. On y retrouve des mentions telles que le thème à aborder, le lieu où doit se tenir l’assemblée générale, ainsi que l’heure et la date auxquelles les différents participants doivent répondre présents.

Ici, un vote est nécessaire pour la validation de la décision. À cet effet, la convocation aborde au préalable des modalités suivant lesquelles le vote doit se réaliser. Par ailleurs, dans le cas d’une SA, le déménagement se décide par le conseil d’administration en place à travers une Assemblée Générale Ordinaire.

Au sein d’une SAS, il n’existe pas d’organe prédéfini ayant la compétence requise pour l’initiative d’une telle procédure. Néanmoins, la prise de décision dépend de la présidence ou d’une autorité y afférente. Au terme de la réunion, un procès-verbal doit être édité. Il s’agit d’une pièce justificative à inclure dans le dossier proprement dit de transfert de siège social. À ce titre, il doit contenir les informations comme les noms des membres présents et les documents ayant servi au cours de la réunion. Il en est de même pour le compte rendu des échanges, le bilan des votes, la date et l’heure de sa tenue effective.

La publication d’une annonce légale

À la suite de cette prise de décision vient l’étape d’annonce officielle. En effet, pour modifier l’adresse de votre entreprise, il vous faut le notifier au moyen d’une publication dans un journal d’annonces légales. Cette démarche se fait dans l’intervalle d’un mois dont le décompte débute à partir de la prise de décision de déménagement de siège social. Elle est utile pour faire connaître aux prospects le nouvel emplacement de votre entreprise. L’annonce doit mettre en exergue aussi bien l’ancienne que la nouvelle adresse.

Selon que le transfert de siège social se réalise dans le même département ou non, cette étape varie. Dans le premier cas, la tâche à réaliser est relativement simple. Celle-ci consiste en la publication d’un avis publicitaire dans la région devant abriter le nouveau siège social. Pour une migration vers un autre département, vous devez publier deux différents avis. L’une des annonces dans la précédente zone géographique de votre société et l’autre dans la nouvelle.

En général, dans une annonce légale, figurent la notification d’un déménagement de siège et le statut juridique de votre entreprise. Une dénomination sociale, la valeur du capital social ainsi que le numéro d’immatriculation de la société sont également requis. En passant cette étape, vous bénéficiez d’une attestation de parution que vous pouvez présenter au tribunal de commerce.

Le cas d’un transfert de siège à l’étranger

Si vous visez une entière délocalisation de votre entreprise, celle-ci ne s’expose plus à la législation du territoire initial. Ici, la décision de modification du siège social requiert un vote unanime des associés. Si le transfert a lieu vers un pays membre de l’Union européenne, il implique quelques règles fiscales.

De façon générale, ce type de procédé s’assimile à une dissolution de la société. Il s’en suit sa nouvelle mise en place sur le territoire étranger à travers la désignation d’une nouvelle personne morale. Toutefois, grâce à la transposition des statuts juridiques, il est possible de vous implanter sans l’application stricte de cette règle. À cet effet, le projet de déménagement de siège social s’établit (prise de décision entre les associés). Par la suite, vous le déposez auprès du greffe du tribunal de commerce pour en faire la publication ultérieure.

Les formalités administratives liées au changement du siège social

Ces formalités, quoique semblables, varient en fonction du tribunal de commerce territorialement compétent.

Le remplissage d’un formulaire Cerfa M2

Le formulaire Cerfa M2 est un document administratif lié à la procédure de transfert de siège social. Il rend compte de diverses informations en rapport avec votre entreprise et votre secteur d’activités. Il est recommandé de se faire assister d’un juriste pour le remplir convenablement et sans difficulté. Vous devez y notifier le lieu et le numéro d’immatriculation de la société, sans oublier sa forme et son statut juridique, sa dénomination sociale et la nouvelle adresse du siège social.

Le cas d’un transfert au sein du même département

Au terme des démarches à effectuer au préalable, vous pouvez maintenant constituer un dossier pour votre projet. Le dépôt se fait auprès du greffe du tribunal de commerce de votre département ou du Centre de Formalités des Entreprises. Le dossier doit comporter les pièces suivantes :

  • le formulaire Cerfa M2 dûment complété,
  • un exemplaire de l’acte modificatif (notamment le procès-verbal issu de l’Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire),
  • l’attestation de parution,
  • un exemplaire des nouveaux statuts de votre société,
  • le justificatif de l’adresse du nouveau siège social (le titre de propriété des locaux, le contrat de location ou des factures d’électricité),
  • une procuration du représentant légal de la société (pour des cas de délégation de pouvoir).

Le cas d’une implantation dans un autre département

Pour un transfert vers un nouveau territoire, les éléments précédemment énumérés figurent dans le dossier, à quelques différences près. Ici, ce sont deux attestations de parution conformément aux deux annonces effectuées qui y paraissent. Aussi, elles doivent porter les mentions de l’ancienne et de la nouvelle adresse du siège social de votre entreprise. Par ailleurs, vous devez y ajouter une copie de la liste des différents sièges sociaux autrefois occupés.

Le cas d’un transfert à l’étranger

À l’issue des démarches préliminaires et du dépôt de dossier, l’expertise d’un notaire sera utile. En effet, celui-ci se charge de délivrer un certificat servant à attester de l’accomplissement effectif de toutes les démarches nécessaires. De cette façon, votre dossier bénéficie d’un suivi rigoureux susceptible d’aboutir à l’acceptation de votre requête.

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Le suivi du dossier

La finalité de la procédure est variable selon qu’il y ait un changement de territoire ou non (et par conséquent, un changement de greffier). Si le transfert se fait vers une autre zone géographique, la démarche repose sur deux étapes.

D’abord, le greffier du ressort territorial du nouveau siège social mentionne la demande de transfert à celui lié au siège précédent. Par la suite, ce dernier se charge de radier votre entreprise avant de le notifier à son retour. Au terme de ces formalités, le Registre du commerce procède au renouvellement du numéro SIRET de l’entreprise.

Le déménagement de siège d’une société passe par différentes étapes. À chacune d’elles correspondent des formalités. Des procédures préliminaires jusqu’au suivi du dossier, elles varient selon des cas spécifiques. Il vous revient de vous renseigner afin d’obtenir les informations utiles pour effectuer le transfert du siège social de votre entreprise.

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