Que vous soyez dans une entreprise ou une activité indépendante, vous devrez peut-être rédiger un rapport d’activité . De quoi s’agit-il et comment le faites-vous ? Lorsque vous travaillez avec vos supérieurs, vos collaborateurs ou même vos clients, il est parfois nécessaire de rendre compte de l’avancement de votre travail. Un rapport d’activité est le support approprié dans ce cas. Que ce soit obligatoire ou facultatif, vous devriez être en mesure de fournir un tel document si nécessaire.
Plan de l'article
Présentation du rapport d’activité
Selon les secteurs d’activité concernés, le rapport d’activité peut également être appelé rapport d’activité . Tout comme les lettres d’affaires et les e-mails, un rapport d’activité est très polyvalent.
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Il peut être utilisé pour rendre compte de l’avancement d’un projet, informer les personnes à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise sur des informations importantes, pour justifier le travail destiné aux gestionnaires ou aux clients. Le but de ce document n’est pas de convaincre un public ou de défendre une position particulière. Il vise plutôt à faire le point sur le travail effectué sur une période de temps définie.
Ce type de document peut être rédigé par une structure en réponse à la demande de ses garants. Un chef d’entreprise peut également l’exiger de ses employés ou d’un client auprès d’une personne qui travaille de manière indépendante avec lui. Ce document informera le client de l’état d’avancement de la mission.
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Quels que soient le nom, l’audience ou le format, le rapport d’activité a un objectif spécifique : rendre compte des activités qui ont eu lieu lors de l’exécution d’un projet ou d’une mission en tant que contractant ou employé. En tant que tel, la capacité d’écrire clairement sur les actions qui se sont produites est importante.
Les différentes sections
- les chiffres et les stratégies mises en œuvre ;
- les objectifs fixés ;
- les projets dans lesquels l’argent a été investi ; les
- actions mises en œuvre au cours de la période de mise en œuvre ;
- le budget prévu pour la prochaine période ;
- etc.
Préparation d’un rapport d’activité
Le rapport d’activité comporte plusieurs parties différentes. Le contenu et la structure peuvent varier selon le secteur d’activité, mais pour fournir un compte rendu assez détaillé de l’activité, vous pouvez afficher les éléments suivants :
Présentation des objectifs de l’année dernière
Dans cette section, l’objectif est de revoir rapidement les objectifs qui ont été fixés l’année précédente. Si vous n’êtes pas dans votre premier rapport d’activité, vous pouvez exactement répéter le rapport d’activité de l’année dernière et revenir au contexte dans lequel ces objectifs ont été fixés.
Les résultats
Cette section devrait donner le plus de détails possible sur ce que vous devez faire en tant que travail obtenu . Cette section est celle qui va convaincre votre patron, par exemple, que vous avez fait du bon travail. Donc, plus c’est détaillé, mieux c’est.
Les points forts
Quels sont les faits qui ont eu un impact sur le projet ou l’organisation ? Il peut s’agir de faits internes ou externes à l’organisation. S’agit-il d’une mesure gouvernementale ? Une nouvelle loi a-t-elle été adoptée ? Mentionnez cela dans votre rapport d’activité.
Présentation des résultats comptables
Ici, vous ne devez pas simplement présenter un tableau qui récapitule les écritures comptables . Il s’agit généralement d’un document qui résume les performances financières de la structure à la fin de l’exercice comptable. Même si vous ne pouvez pas ignorer ces pages, complétez-les avec des commentaires et des analyses expliquant les rubriques financières, en les corroborant par des exemples : fournisseur, mobilier pour l’entreprise, location, etc.
Objectifs futurs
Cela devrait expliquer ce que vous comptez faire à l’avenir . Dans votre rapport, vous pouvez inclure le plan d’action que vous souhaitez mettre en œuvre à l’avenir ou étendre votre stratégie en deux ou trois points principaux. Pour rendre le document plus compréhensible, vous pouvez le diviser en différents sous-points.
Les projets à venir
Présentez les projets sur lesquels vous souhaitez travailler l’année suivante afin de renforcer votre stratégie. Pour chaque projet, spécifiez les objectifs que vous souhaitez atteindre, le budget nécessaire pour les atteindre et, si possible, qui sera responsable de l’exécution.
Le budget prévisionnel
Fournissez un tableau financier qui résume toutes les dépenses liées à votre projet pour l’année à venir. Ne vous contentez pas de décrire les schémas, mais soutenez les raisons qui justifient leur budget en y ajoutant des explications et des analyses.
Conclusion du rapport d’activité
La dernière étape pour terminer la rédaction de votre rapport d’activité consiste à résumer les différents points . Soumettez un résumé de votre rapport d’activité pour démontrer que vos actions sont cohérentes et pertinentes.
Quel ton devriez-vous adopter lors de son écriture ?
Il est important d’adopter un ton approprié et professionnel lors de la rédaction du rapport d’activité, car les autres employés et gestionnaires le liront. Par conséquent, utilisez un langage clair, concis et concret pour parler de l’avancement d’un projet afin d’éviter toute ambiguïté quant à l’avancement du projet.
Dans le cas de la rédaction d’un rapport d’activité, il est plus approprié d’utiliser un ton formel et d’utiliser la voix passive.
Par exemple :
Cela aurait été une meilleure expérience si…
Au lieu de :
Cela aurait pu améliorer l’expérience si…
En fait, un rapport d’activité se veut objectif et basé sur l’analyse des données , plutôt que subjectif et basé sur des points de vue et opinions personnels. Il est fortement recommandé d’éviter tout langage familier ou trop technique. Toutefois, le cas échéant, vous pouvez utiliser la voix active.
Dans votre compte d’activité, vous devez également être concis et donner des détails précis . Assurez-vous donc que votre rapport est court. En fait, vous souhaitez que votre lecteur examine le contenu de votre compte d’activité rapidement et efficacement. En utilisant des listes de sélection et en évitant les détails excessifs lorsque vous utilisez un langage spécifique, vous vous assurerez que votre rapport d’activité reflète efficacement l’avancement de votre projet.
Pour rendre votre rapport plus vivant, vous pouvez utiliser des tableaux, des photos, des graphiques, des témoignages ou des tableaux. Il ne suffit pas de soyez satisfait des faits. Vous devez également savoir comment faire preuve d’empathie et montrer votre attachement au sujet que vous traitez.
En bref
Le rapport d’activité est un document qui résume toutes les tâches et missions réalisées au cours d’une période donnée . Selon les lecteurs de ce document, il peut être facultatif ou obligatoire. Il n’y a pas de format obligatoire pour la rédaction de ce rapport.
Par conséquent, quel que soit votre domaine d’activité, vous pouvez vous inspirer de la structure proposée dans cet article. Le plus important est d’inclure dans votre rapport toutes les informations attendues par les personnes qui demandent ce fichier.
Il faut également se rappeler que votre rapport doit être lisible et compréhensible pour vos lecteurs (employeur, responsable, employé, client…). Pour ce faire, assurez-vous que le contenu du document est ventilé et créez différentes sections pour chaque catégorie d’informations.
