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6 conseils pour bien planifier une conférence de presse

La conférence de presse est un outil de communication servant à attirer l’attention des médias sur un message spécifique. Cependant, sa réussite dépend de son organisation. Découvrez comment bien planifier une conférence de presse.

Définir la date et l’heure de la conférence

Il est important de déterminer au moins deux semaines à l’avance la date et l’heure de votre conférence de presse pour éviter tout conflit avec d’autres événements médias. Pour cela, il faut vérifier ces informations auprès des médias locaux et organes de presse. Il s’agira donc de déterminer les jours creux de la semaine pour organiser votre conférence de presse.

En ce qui concerne l’heure, n’oubliez pas que le temps des journalistes qui se déplaceront pour suivre votre intervention est compté et que ce sont des gens souvent très occupés. Il est donc plus simple d’opter pour une réunion matinale à la suite de laquelle les journalistes auront le temps de se rendre au débriefing avec leurs responsables de publication. Pour bénéficier des meilleures prestations dans ce domaine, vous pouvez faire appel à l’agence événementielle Rêvez d’ailleurs.

Choisir l’endroit idéal

Il est recommandé de choisir un lieu facile d’accès et relativement proche de sorte à éviter aux journalistes d’effectuer de longues distances. Aussi, le lieu de votre conférence de presse devrait être attrayant et en synergie avec le sujet. Vous pouvez opter par exemple pour un bâtiment officiel, un palais de justice ou un dispensaire de soins local. Cependant, les lieux bruyants sont à éviter. Donnez libre cours à votre imagination ! Il est aussi possible de l’organiser dans un endroit pas spécialement dédié à une conférence comme le musée, le théâtre, le café, un château, etc. C’est d’ailleurs ce qui rendra votre conférence originale et atypique.

Le choix du lieu dépend notamment du message de la conférence et surtout du nombre de personnes conviées. Veillez au confort et à l’insonorisation de la salle afin de faciliter la prise de note des journalistes et l’enregistrement de votre discours.

Faire une présentation soignée

Le message de la conférence de presse est le point essentiel et la raison d’être de cet événement. La conférence de presse ne peut donc avoir lieu sans l’existence d’un message à faire passer. En effet, il doit s’articuler autour de 3 à 5 points clés. Les dates, heures, adresses, numéros de téléphone ou une information spécifique que comporte le message doivent être plusieurs fois lus, puis inscrit en une place bien remarquable dans le papier presse. Il est important de soigner votre présentation, d’être clair et d’éviter les mots trop scientifiques.

Contacter les médias

Lors de la préparation de votre conférence de presse, il est important de faire une liste de diffusion complète contenant les noms et coordonnées des reporters ainsi que des responsables des informations des stations de télévision et de radio. Elle peut aussi contenir les coordonnées des grands quotidiens et hebdomadaires et des organes de transmission et d’information. N’oubliez pas d’inclure aussi les reporters qui ont été chargés de couvrir la question au cours des mois précédents.

Ainsi, l’avis d’invitation doit être envoyé aux médias une semaine avant la conférence de presse et ensuite à la veille de l’évènement pour rappel. Ces invitations peuvent être envoyées par courrier ou par mail indiquant le lieu, la date, le sujet de la conférence et les personnes qui doivent intervenir.

Penser au dossier presse à distribuer

Il est très important, car c’est avec ce dossier de présentation que les journalistes partiront à la fin. C’est en un dossier qui présente la conférence et le message. Il faut donc le distribuer à l’arrivée des invités afin de leur permettre d’y jeter un coup d’œil avant. Il doit donc comporter toutes informations nécessaires pouvant servir aux journalistes et blogueurs à rédiger leur article après.

Faire des goodies

Les goodies servent à remercier les journalistes d’être venus à votre présentation et constituent un souvenir. Elles ne sont pas obligatoires, mais importantes. Ainsi, choisissez-en en rapport avec votre conférence.

La réussite d’une conférence de presse dépend d’une bonne préparation. Ces différents conseils devraient vous aider à facilement y arriver.

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